A felsőoktatási intézményekben nem oktatói, tanári vagy kutatói munkakörben foglalkoztatottak ügyviteli, pénzügyi-gazdasági, műszaki területen, valamint különféle szolgáltatások nyújtásával segítik az egyetem vagy főiskola szakmai munkáját.
E feladatok elvégzésének módjáról, szervezeti kereteiről és az itt foglalkoztatottakra vonatkozó előírásokról – a vonatkozó jogszabályok (a közalkalmazottakról szóló törvény és annak végrehajtási rendelete, a felsőoktatási törvény [24., 24/A. §]), a munka törvénykönyve keretei között – maguk az intézmények határozhatnak szervezeti és működési szabályzatukban és egyéb dokumentumaikban.
Az állami felsőoktatási intézményekben a diplomát igénylő munkakörök (például jogász, közgazdász, tanulmányi ügyekért felelős szakemberek, felsőoktatási intézmény funkcionális egységének vezetője stb.) ügyvivő-szakértői besorolásban dolgoznak, a nem felsőoktatási végzettséget igénylő ügyviteli, adminisztratív munkát végzők pedig ügyviteli alkalmazotti besorolásban. A felsőoktatási intézményben pénzügyi-gazdálkodási, műszaki és egyéb releváns szakmai és kisegítő szolgáltatásokat ellátó munkakörök is létesíthetők. Ezek rendelhetők közvetlenül egy-egy olyan szakmai szervezeti egység kötelékébe (például ilyen diplomás munkakör a tanszéki mérnök vagy a tanszéki vegyész, nem felsőoktatási végzettséget igénylő munkakör pedig a technikus vagy a laboráns), amely az oktatást közvetlenül segítő tevékenységet folytat, és részt vesz az oktatás feltételeinek megteremtésében. A középfokú végzettséggel rendelkező gazdasági, műszaki és igazgatási ügyintézők szakmai döntés-előkészítő munkát végeznek, míg a szintén középfokú végzettségű ügyviteli alkalmazottak adminisztratív jellegű munkát látnak el.
Gazdasági, műszaki, igazgatási ügyintéző munkakörbe a legalább középiskolai végzettséget igazoló szakképesítéssel, illetőleg középiskolai végzettséggel és felsőfokú szakképesítést igazoló bizonyítvánnyal vagy főiskolai végzettséggel rendelkező, szakmai döntés-előkészítést végző munkatársak sorolhatók be. Ügyviteli alkalmazott az olyan adminisztratív jellegű munkát ellátó alkalmazott, aki legalább alapfokú vagy középiskolai végzettséggel, valamint arra épülő szakirányú képesítéssel rendelkezik. Technikus, laboráns munkakörbe lehet besorolni azt a munkatársat, aki alapfokú vagy középiskolai végzettséget igénylő szakképesítéssel, illetve felsőfokú szakképesítést igazoló (nem felsőfokú végzettséget jelentő) bizonyítvánnyal vagy szakirányú főiskolai szintű szakképzettséggel rendelkezik, és az oktató-kutató laboratóriumokban közvetlenül segíti az oktatók-kutatók munkáját, a hallgatók gyakorlati képzését, és kutatási részfeladatokat végez.
A felsőfokú szakképesítéssel egyenértékűnek kell tekinteni azon munkatársak képesítését, akik ipari, mezőgazdasági vagy egyéb technikumban szereztek oklevelet, és legalább 10 évig szakképesítésüknek megfelelő területen dolgoztak.
A felsőoktatási intézmények nem oktatási, egyéb szervezeti egységeinek személyzete és vezetői ugyanúgy a felsőoktatási intézmény szervezetébe tagolódnak, mint az oktatási és kutatási szervezeti egységek személyzete és vezetése. Foglalkoztatásukra az adott ágazat külön szabályai vonatkoznak. Egyes jóléti és rekreációs szolgáltatásokat az intézmények egy része kiszervezéssel látja el.