Przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego wyodrębniają dwie kategorie pracowników uczelni:

• nauczycieli akademickich oraz
• pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

Przepisy nie określają natomiast grup czy stanowisk pracowników niebędących nauczycielami (informacje o nauczycielach przedstawiono w rozdziałach 9.4-9.6). W przepisach nie wymienia się pracowników zajmujących się monitorowaniem jakości, doradztwem zawodowym czy poradnictwem psychologicznym.

Nie istnieją też regulacje określające szczególne wymagania kwalifikacyjne czy warunki zatrudnienia pracowników zajmujących się monitorowaniem jakości i doradztwem zawodowym w uczelniach. Takie kwestie jak organizacja i zasady działania administracji uczelni, siatka stanowisk, wymogi kwalifikacyjne i zasady rekrutacji są uregulowane w przepisach wewnętrznych uczelni.

Rozwiązania w zakresie wewnętrznego monitorowania jakości kształcenia są opracowywane w znacznej mierze samodzielnie przez uczelnie. Przepisy wskazują jedynie ogólnie senat jako organ odpowiedzialny za ocenę funkcjonowania uczelni oraz określają ogólne zasady dotyczące jakości programów i okresowej oceny nauczycieli akademickich. (Zob. rozdział 11.2. – Zapewnianie jakości kształcenia w szkolnictwie wyższym).

Uczelnie tworzą na ogół stanowiska pełnomocników (np. pełnomocnika rektora ds. jakości), zespoły czy komisje i / lub biura ds. jakości i określaj wymagania kwalifikacyjne dla członków zespołu czy komisji i pracowników biur. W skład zespołów lub komisji ds. jakości wchodzą na ogół nauczyciele akademiccy, pracownicy administracyjni oraz studenci i doktoranci. Etatowymi pracownikami biur ds. jakości są na ogół pracownicy administracyjni. Osoby odpowiedzialne za monitorowanie jakości wykonują różne zadania związane z projektowaniem, wprowadzaniem, monitorowaniem i doskonaleniem wewnętrznego systemu zapewniania jakości oraz realizacją procesów zapewniania jakości, włącznie z monitorowaniem, przeglądem i doskonaleniem programów studiów.

Poradnictwem zawodowym zajmują się uczelniane biura karier. W biurach karier pracują zarówno doradcy zawodowi, jak i inni pracownicy administracyjni. Wymagania dla tych pracowników określają samodzielnie poszczególne uczelnie. W praktyce kierownicy i część innych pracowników posiada formalne kwalifikacje doradcy zawodowego, które uzyskuje się po ukończeniu studiów lub studiów podyplomowych z zakresu doradztwa zawodowego. Zadania pracowników biur karier na ogół obejmują m.in.:

• prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego dla studentów i absolwentów w formie konsultacji i szkoleń (autoprezentacja, planowanie kariery, dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej i negocjacji płacowych, metody poszukiwania pracy);
• poszukiwanie i gromadzenie informacji o rynku pracy, ofert pracy dla przyszłych absolwentów oraz informacji o możliwościach zdobywania doświadczenia zawodowego i podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• przeprowadzanie selekcji kandydatów na zlecenie pracodawców; organizowanie imprez dla studentów i absolwentów oraz pracodawców.

Wiele uczelni utworzyło uczelniane lub międzyuczelniane poradnie psychologiczne lub punkty pomocy psychologicznej dla studentów. Wymagania kwalifikacyjne dla psychologów i specjalistów prowadzących psychoterapię są określone w przepisach dotyczących zawodu psychologa oraz opieki psychiatrycznej.  Zgodnie z tymi przepisami, w poradniach czy punktach pomocy psychologicznej pracują osoby, które uzyskały tytuł zawodowy magistra lub tytuł równorzędny po ukończeniu studiów na określonych kierunkach (medycyna, pielęgniarstwo, psychologia, pedagogika, resocjalizacja, socjologia) oraz ukończyły podyplomowe szkolenie w zakresie psychoterapii, zakończone egzaminem przed komisją zewnętrzną. Osoby te prowadzą konsultacje oraz zajęcia psychoterapeutyczne dla zainteresowanych studentów.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolnictwa wyższego pracowników uczelni niebędących nauczycielami akademickimi (podobnie jak nauczycieli akademickich) zatrudnia się na podstawie umowy o pracę.

Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa pracy czas pracy tej grupy pracowników wynosi 40 godzin tygodniowo.

Przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego określają ogólne zasady wynagradzania pracowników uczelni. Są to m.in.:

• wymóg ustalenia warunków wynagradzania w zakładowym układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania;
• stałe i zmienne składniki wynagrodzenia:
  • składniki stałe: wynagrodzenie zasadnicze i dodatek za staż pracy;
  • składniki zmienne: dodatek funkcyjny, dodatek zadaniowy, wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe, dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych, premie i inne dodatki przewidziane w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy; oraz nagrody jubileuszowe z tytułu wieloletniej pracy.

Nie istnieją natomiast specjalne przepisy dotyczące wysokości wynagrodzeń dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Minimalne wynagrodzenie tej grupy wyznaczają ogólnie obowiązujące przepisy, a siatkę wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk określają wewnętrzne regulacje uczelni.

Jak wspomniano wcześniej, przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego nie regulują wieku emerytalnego pracowników uczelni. Nie wprowadzają też specjalnych rozwiązań dotyczących przechodzenia na emeryturę pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Podobnie jak do pozostałych pracowników, do tej grupy stosuje się ogólne przepisy emerytalne, zgodnie z którymi wiek emerytalny wynosi co najmniej 60 lat dla kobiet i co najmniej 65 lat dla mężczyzn.